こんにちは。ダタク [ @iQeeeda ] です。
「1 件だけ消すつもりだった」
会計ソフトの前でいちばん言いたくないセリフを、僕は 2020 年に言いました。
結論: freee の削除は「戻る先」があるかで決まる
先に結論です。
- 「自動で経理」から登録した取引を消すと、元の明細が「登録待ち」に戻る。登録し直すところからやり直せる
- ただし消した取引そのものは復元できない。戻ってくるのは出どころの明細のほう
- 戻る先がないのは、現金払いのように自分で打ち込んだ取引のほう
- 事前のエクスポートを公式が勧めているのは、事業所のリセットと一括削除の前
※ 公式ヘルプの記載と、僕の環境で起きたことをもとに書いています。
今回は「取引を削除したとき、何が戻って何が戻らないのか」という話をします。
それでは解説していきます。
会社設立からの全取引を消して、丸一日かけて戻した
まず、僕が全取引を消した日の話から。
6 年前の出来事なので、当時の画面や挙動がいまと同じとは限りません。
1 件のつもりが、全件にチェックが入っていた
当時のポストがこれです。
会計 freee の取引一覧、間違えたコピーを取り消すために一件削除するつもりが、全件チェック入ってて全て消してしまった...
会社設立時からのデータ全て吹き飛んだ
頭がクラクラする
公式に断られたので、自分で戻した
公式へメールで復元を依頼しましたが、返ってきたのはできないという回答でした。
公式に復元できないと言われたデータを、丸一日かけて自分で元に戻しました。
そのときのポスト がこれです。
自分で freee のデータ元に戻した。丸一日かかった...🤯
いま振り返ると、操作ミスより手前に原因があります。
会計が分かっていれば、そもそもやる必要のない削除だった。
いまのヘルプでは、消しても「登録待ち」に戻るものがある
いまの公式ヘルプを読むと、削除の結末は一様ではないと書かれています。
「自動で経理」から登録された取引を削除すると、元の明細が「登録待ち」になります。
「自動で経理」から登録した取引は、登録し直せる
「自動で経理」から登録した取引には、元になった明細があります。
その取引を消しても、明細そのものは消えません。
出どころ別の結末は、公式が一覧にしています。
- 「自動で経理」から登録 → 元の明細が「登録待ち」になる
- 「請求書」から登録 → 元の請求書だけが残る
- ファイルボックスから登録 → 元のファイルが「未登録」になる (複数の取引に添付されていた場合を除く)
- 経費精算から登録 → 元の経費精算が「承認済」になる
ただし、ここには限界があります。
修正・削除した取引を元に戻すことはできません。
戻ってくるのは出どころの明細で、取引そのものは戻りません。
自分で打ち込んだ取引には、戻る先がない
分が悪いのはこっちです。
公式が挙げているのは出どころのある 4 パターンで、手入力の取引は載っていません。
元になる明細がなければ、戻る先もない。
消したら、その取引の記録は手元から消えます。
僕の場合、消す必要が出てくるのは現金で払ったぶんを手で登録したときくらいです。
※ 公式ヘルプは「誤って登録してしまった取引は、あとから修正・削除することができます」と、削除をごく普通の操作として案内しています。僕が普段ほとんど消さないというのは、あくまで僕の使い方での話です。
目の前の 1 行が「戻る取引」かを見分ける
チェックを入れる前に確かめるのは、金額でも日付でもありません。
その取引がどこから来たか、です。
- 「自動で経理」から登録 → 元の明細が「登録待ち」に戻り、登録し直せる
- 請求書・ファイルボックス・経費精算から登録 → 出どころは残る (「登録待ち」に戻るわけではない)
- 自分で打ち込んだもの → 戻る先がない
公式がエクスポートを勧めるのは、リセットと一括削除の前
最後に、消す前の備えについて。
公式が事前のエクスポートを案内しているのは、次の場面です。
そのため、事業所をリセットする場合や、特定のデータを一括で削除する場合は、事前に取引・口座振替・仕訳データ・固定資産台帳・勘定科目・摘要のデータをエクスポートしておくことをおすすめします。
場所は [その他設定] から [各種エクスポート] です。
僕が 2020 年に飛ばしたのも、この一括削除でした。
なお、従来のバックアップ機能そのものは 2024 年に姿を変えています。
2024/3/18以降、従来のバックアップ機能は提供を終了し、各種データのエクスポート・インポート操作画面へのリンク集となりました。
いまは、そもそも消す場面がほとんどありません。
それでも消すことになったら、一括だけは気をつけてください。
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